sistem informasi manajemen

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

I.      Sistem Informasi Geografis ( Geographic Information System )

II.    Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System )

III.   Sistem Informasi Akuntansi ( accounting information system )

IV.  Subsistem Sistem Informasi Pemasaran

I.              Sistem Informasi Geografis. SIG ( Geographic Information System)

        Adalah sistem informasi khusus yang mengelola data yang memiliki informasi spasial (bereferensi keruangan). Atau dalam arti yang lebih sempit, adalah sistem komputer yang memiliki kemampuan untuk membangun, menyimpan, mengelola dan menampilkan informasi berefrensi geografis, misalnya data yang diidentifikasi menurut lokasinya, dalam sebuah database. Para praktisi juga memasukkan orang yang membangun dan mengoperasikannya dan data sebagai bagian dari sistem ini.

• Menurut Aronaff (1989)

SIG adalah sistem informasi yang didasarkan pada kerja komputer yang memasukkan, mengelola, memanipulasi dan menganalisa data serta memberi uraian.

• Menurut Burrough (1986)

SIG merupakan alat yang bermanfaat untuk pengumpulan, penimbunan, pengambilan kembali data yang diinginkan dan penayangan data keruangan yang berasal dari kenyataan dunia.

Komponen-komponen pendukung SIG terdiri dari lima komponen yang bekerja secara terintegrasi yaitu :

A.   Perangkat Keras (hardware)

Perangkat keras SIG adalah perangkat-perangkat fisik yang merupakan bagian dari sistem komputer yang mendukung analisis goegrafi dan pemetaan. Perangkat keras SIG mempunyai kemampuan untuk menyajikan citra dengan resolusi dan kecepatan yang tinggi serta mendukung operasioperasi basis data dengan volume data yang besar secara cepat. Perangkat keras SIG terdiri dari beberapa bagian untuk menginput data, mengolah data, dan mencetak hasil proses. Berikut ini pembagian berdasarkan proses :

• Input data: mouse, digitizer, scanner
• Olah data: harddisk, processor, RAM, VGA Card
• Output data: plotter, printer, screening.

B.   Perangkat Lunak (software)

Perangkat lunak digunakan untuk melakukan proses menyimpan, menganalisa, memvisualkan data-data baik data spasial maupun non-spasial. Perangkat lunak yang harus terdapat dalam komponen software SIG adalah:

• Alat untuk memasukkan dan memanipulasi data SIG
• Data Base Management System (DBMS)
• Alat untuk menganalisa data-data
• Alat untuk menampilkan data dan hasil analisa

C.   Data

Pada prinsipnya terdapat dua jenis data untuk mendukung SIG yaitu :

• Data Spasial

Data spasial adalah gambaran nyata suatu wilayah yang terdapat di permukaan bumi. Umumnya direpresentasikan berupa grafik, peta, gambar dengan format digital dan disimpan dalam bentuk koordinat x,y (vektor) atau dalam bentuk image (raster) yang memiliki nilai tertentu.

• Data Non Spasial (Atribut)

Data non spasial adalah data berbentuk tabel dimana tabel tersebut berisi informasi- informasi yang dimiliki oleh obyek dalam data spasial. Data tersebut berbentuk data tabular yang saling terintegrasi dengan data spasial yang ada.

D.   Manusia

Manusia merupakan inti elemen dari SIG karena manusia adalah perencana dan pengguna dari SIG. Pengguna SIG mempunyai tingkatan seperti pada sistem informasi lainnya, dari tingkat spesialis teknis yang mendesain dan mengelola sistem sampai pada pengguna yang menggunakan SIG untuk membantu pekerjaannya sehari-hari.

E.   Metode

Metode yang digunakan dalam SIG akan berbeda untuk setiap permasalahan. SIG yang baik tergantung pada aspek desain dan aspek realnya.

Ruang Lingkup Sistem Informasi Geografis (SIG)

Pada dasarnya pada SIG terdapat lima (5) proses yaitu:

• Input Data

Proses input data digunakan untuk menginputkan data spasial dan data non-spasial. Data spasial biasanya berupa peta analog. Untuk SIG harus menggunakan peta digital sehingga peta analog tersebut harus dikonversi ke dalam bentuk peta digital dengan menggunakan alat digitizer. Selain proses digitasi dapat juga dilakukan proses overlay dengan melakukan proses scanning pada peta analog.

• Manipulasi Data

Tipe data yang diperlukan oleh suatu bagian SIG mungkin perlu dimanipulasi agar sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Oleh karena itu SIG mampu melakukan fungsi edit baik untuk data spasial maupun non-spasial.

• Manajemen Data

Setelah data spasial dimasukkan maka proses selanjutnya adalah pengolahan data non-spasial. Pengolaha data non-spasial meliputi penggunaan DBMS untuk menyimpan data yang memiliki ukuran besar.

• Query dan Analisis

Query adalah proses analisis yang dilakukan secara tabular. Secara fundamental SIG dapat melakukan dua jenis analisis, yaitu:

Analisis Proximity  merupakan analisis geografi yang berbasis pada jarak antar layer. SIG menggunakan proses buffering (membangun lapisan pendukung di sekitar layer dalam jarak tertentu) untuk menentukan dekatnya hubungan antar sifat bagian yang ada.

Analisis Overlay  merupakan proses penyatuan data dari lapisan layer yang berbeda. Secara sederhana overlay disebut sebagai operasi visual yang membutuhkan lebih dari satu layer untuk digabungkan secara fisik.

·         Visualisasi

Untuk beberapa tipe operasi geografis, hasil akhir terbaik diwujudkan dalam peta atau grafik. Peta sangatlah efektif untuk menyimpan dan memberikan informasi geografis.

II.      Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System )    

      Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

Komponen-komponen  Pemrosesan Transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.                       

A. Input         
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.               

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi. 

Tujuan dari formulir :         
1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.    
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.           

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.           

Pertimbangan dalam merancang formulir :      
1. Menentukan kebutuhan formulir.       
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.               
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.  
4. Mengawasi penggunaan formulir.      
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.      
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.           

B. Proses     
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi Jenis jurnal Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.         
    Langkah Perancangan Jurnal  :
1. Identifikasi karakteristik transaksi.       
2. Buat jurnal standar.       
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.           

C. Penyimpanan    
            Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”           
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master   menggunakan file transaksi.      

Macam-Macam File penyimpanan :       
1. Master File           
            Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.               

2. File Transaksi      
            kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.          

3. File Indeks           
            Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).       

4. File Tabel 
            Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.     

Tugas Pokok Sistem Pengolahan Transaksi

Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:    

1. Pengumpulan Data :    
            Setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan. 

2. Manipulasi Data :          
            Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah sebagai berikut:     

A. Klassifikasi                 : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.         

B. Sortir              : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.

C. Perhitungan      : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.      

D. Pengikhtisaran           : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa datamenjadi total, sub-total, rata-rata, dsb. 

3. Penyimpanan data :     
            Data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siapmemenuhi kebutuhan para pengguna.   

4. Penyiapan dokumen : 
            Beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhikeperluan unit-unit kerja dalam organisasi.

III.           Sistem Informasi Akuntansi ( accounting information system )

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi mendukung proses operasi bisnis harian.

• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

• Sistem Penutupan dan pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

Manfaat

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

• Manusia adalah pelaku yang menjalankan sistem
• Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi
• Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan.
• Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi
• Peralatan adalah suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan

IV.          Sistem Informasi Pemasaran

Jika didefinisakan dalam arti yang luas, sistem informasi pemasaran adalah kegiatan peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut. Sistem informasi ini merupakan gabungan dari keputusan yg berkaitan dengan:           

·         Produk

·         Tempat

·         Promosi

·         Harga produk

Strategi pemasaran

Strategi pemasaran terdiri dari campuran unsur-unsur yang dinamakan bauran pemasaran semua itu dikenal          
dengan 4P yaitu:    
Produk          : apa yang dibeli pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya
Promosi        : berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan
Place              :   berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada     pelanggan melalui slauran distribusi. 
Price              :   terdiri dari semua element yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan

Komponen Sistem Informasi pemasaran

Sistem informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu :          
komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi dan kontrol. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya. Misalnya untuk Sistem informasi pemasaran ini, maka komponen inputnya adalah input tentang data pemasaran dan outputnya adalah laporan-laporan berisi informasi pemasaran.

·         Komponen Input Pemasaran

Sistem informasi pemasaran mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan. Subsistem intelejen pemasaran mengumpulkan informasi dari lingkungan perusahaan yang berkaitan dengan      operasi pemasaran. Subsistem peneliti pemasaran menlakukan penelitian khusus mengenai operasi pemasaran.

·         Komponen Model Pemasaran     

Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama,penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.

·         Komponen Basis Data Pemasaran

Data yang digunakan oleh Subsistem out put berasal dari data base. Beberapa data dalam data base adalah unik bagi fungsi pemasaran, tapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.

·         Komponen Output Pemasaran

Tiap Subsistem out put menyediakan informasi tentang Subsistem itu sebagai bagian dari bauran   
Subsistem produk menyediakan informasi tentang produk perusahaan. Subsistem promosi menyediakan informasi tentang kegiatan periklana perusahaan dan penjualan langsung. Subsistem harga membantu manajer untuk membuat keputusan harga.

Subsistem Sistem Informasi Pemasaran

·         Subsistem Penelitian Pemasaran (Riset Pemasaran)

Subsistem penelitian pemasaran merupakan sistem yang berhubungan dengan pengumpulan, pencatatan dan analisis data pelanggan dan calon pelanggan dan calon pelanggan. Manajer pemasaran dapat mengunakan penelitian pemasaran untuk mengumpulkan segala jenis informasi tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan pada pelanggan dan calon pelanggan :

Data primer dan sekunder
Data primer adalah data yang dikumpulkan perusahaan. Sedangkan data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data primer adalah wawancara mendalam, pengamatan dan pengujian terkendali. Beberapa data skunder harus dibeli dan sering tersedia dalam bentuk pita magnetik atau disket untuk memudahkan pemasukan kedalam CBIS data sekunder yang lain seperti tersedia diperpustakan. Subsistem Intelijen Pemasaran Tiap area fungsional bertanggung jawab untuk menghubungkan perusahaan dengan elemen-elemen tertentu dilingkungan pemsaran yang memliki tanggung jawab utama pada pelanggan dan pesaing. Seperti area fungsional lainnya, pemasran juga memiliki tanggung jawab pada pemerintah dan komunitas global.

·         Subsistem Produk

Subsistem produk berguna untuk membuat rencana produk baru.

a. Siklus hidup produk

Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur dalam bauran pemasaraan dan kemudian mengintegrasikan menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang disebut siklus hidup produk mengarahkan manajer dalam membuat keputusan-keputusan ini seperti arti namanya siklus hidup produk.

b. Model evaluasi produk baru

Keputusan untuk mengembangkan produk baru harus dipertimbangkan secara matang dan dengan dasar keuangan yang baik dan dibuat oleh eksekutif. Perusahaan yang memperkenalkan banyak produk baru mengembangkan suatu prosedur formal yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti potensi tingkat keuntungan dan efisiensi penggunaan sumber daya.

·         Subsistem Tempat

pengambilan keputusan terhadap penentuan tempat yang sesuai dengan pelemparan produk yg dihasilkan sangat menentukan tingkat penjualan produk. Untuk itu, posisi subsistem ini sangat vital dalam keberadaanya.

·         Subsistem Promosi

Subsistem promosi berfungsi untuk melakukan analisis terhadap promosi yg dilakukan untuk meningkatkan penjualan.

·         Subsistem Harga

Subsistem harga berfungsi untuk membantu menetapkan harga terhadap produk yg dihasilkan.

a. Penetuan harga berdasarkan biaya

Beberapa poerusahaan menggunakan penentuan harga berdasarkan biaya dengan menentukan biaya-biaya mereka dan menambahkan markup yang diinginkan. Jika perusahaan memilki SIA yang baik, tersedia data biaya yang akurat mambuat tugas Subsistem harga menjadi mudah untuk mendukung penentuan harga berdasarkan biaya.

b. Penentuan harga berdasarkan permintaan

Kebijakan harga yang kurang berhati-hati adalah penentuan harga berdasrakan permintaan yang menetapkan harga sesuai dengan nilai yang ditempatkan oleh konsumen terhadap produk.